企業(yè)年會(huì)是企業(yè)年終進(jìn)行總結(jié)、表彰先進(jìn)、規(guī)劃未來(lái)的重要活動(dòng)，也是答謝客戶(hù)、開(kāi)拓市場(chǎng)的合適機(jī)會(huì)。制定完備的會(huì)議方案和預(yù)算方案是成功舉辦公司年會(huì)的關(guān)鍵。
企業(yè)年會(huì)根據(jù)不同的會(huì)議目標(biāo)，可以制定出針對(duì)性很強(qiáng)的年會(huì)計(jì)劃、年會(huì)方案，其宗旨就是規(guī)劃出必須要做的事項(xiàng)，以達(dá)到最好的預(yù)期目標(biāo)。
企業(yè)年會(huì)的預(yù)算制定，先規(guī)劃可行預(yù)算，再按既定方案核算安排有關(guān)工作。
公司年會(huì)預(yù)算一般包括以下幾項(xiàng)：
1、交通費(fèi)用
包括航班、鐵路、公路、客輪，以及會(huì)務(wù)地交通費(fèi)用。包括住宿地至?xí)慕煌ā?huì)所到餐飲地點(diǎn)的交通。
2、住宿費(fèi)用
住宿的費(fèi)用應(yīng)該非常好理解。對(duì)于會(huì)議而言，住宿費(fèi)可能是主要的開(kāi)支之一。找專(zhuān)業(yè)的會(huì)展服務(wù)商通常能獲得較好的折扣。
3、餐飲費(fèi)用
會(huì)議的餐飲費(fèi)用可以很簡(jiǎn)單，也可以很復(fù)雜，這取決于會(huì)議議程需要及會(huì)議目的。
通常，如果在高星級(jí)酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費(fèi)的，如果可以外帶酒水消費(fèi)，餐廳通常需要加收服務(wù)費(fèi)。在高星級(jí)酒店舉辦會(huì)議宴會(huì)，通常在基本消費(fèi)水準(zhǔn)的基礎(chǔ)上加收15％左右的服務(wù)費(fèi)。
事實(shí)上，聯(lián)誼酒會(huì)/舞會(huì)的預(yù)算可能比單獨(dú)的宴會(huì)復(fù)雜，宴會(huì)只要設(shè)定好餐標(biāo)與規(guī)模，預(yù)算很容易計(jì)算。但酒會(huì)/舞會(huì)的預(yù)算設(shè)計(jì)到場(chǎng)地與節(jié)目支持，其預(yù)算可能需要比較長(zhǎng)的時(shí)間確認(rèn)。
4、會(huì)議場(chǎng)地租金
通常而言，場(chǎng)地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺(tái)、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)——比如投影設(shè)備、臨時(shí)性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺(tái)發(fā)言線(xiàn)路時(shí)也可能需要另外的預(yù)算。
5、會(huì)議設(shè)施搭建、租賃費(fèi)用
會(huì)場(chǎng)制作、會(huì)議布置是會(huì)議成敗的關(guān)鍵。比如會(huì)議背景板、會(huì)議舞臺(tái)以及其它標(biāo)識(shí)背景板是會(huì)議全過(guò)程的主體設(shè)施，制作搭建是否完美影響會(huì)議的全過(guò)程。此部分費(fèi)用絕對(duì)不能隨便省略。建議找專(zhuān)業(yè)的會(huì)展服務(wù)公司進(jìn)行制作搭建。
其他支持費(fèi)用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書(shū)服務(wù)、運(yùn)輸與倉(cāng)儲(chǔ)、娛樂(lè)保健、媒介、公共關(guān)系等。基于這些支持均為臨時(shí)性質(zhì)，如果會(huì)議主辦方 分別尋找這些行業(yè)支持的話(huà)，其成本費(fèi)用可能比市場(chǎng)行價(jià)要高，如果讓專(zhuān)業(yè)會(huì)議服務(wù)商代理，將獲得價(jià)格相對(duì)比較低廉且服務(wù)專(zhuān)業(yè)的支持。
對(duì)于這些單項(xiàng)服務(wù)支持，主辦方應(yīng)盡可能細(xì)化各項(xiàng)要求，并單獨(dú)簽訂服務(wù)協(xié)議。
6、視聽(tīng)設(shè)備、燈光音響系統(tǒng)
主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動(dòng)式同聲翻譯系統(tǒng)、會(huì)場(chǎng)展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等。值得注意的是，在租賃時(shí)應(yīng)對(duì)設(shè)備的各類(lèi)功效 參數(shù)作出具體要求（通?？上?qū)I(yè)的會(huì)議服務(wù)公司咨詢(xún)，以便獲得最適宜的性?xún)r(jià)比），另外，這些會(huì)議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價(jià)格可能相差很大。
●設(shè)備本身的租賃費(fèi)用，通常按天計(jì)算
●設(shè)備的運(yùn)輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費(fèi)用，可讓會(huì)展服務(wù)商代理
●音源——主要是背景音樂(lè)及娛樂(lè)音樂(lè)選擇，主辦者可自帶，也可委托代理
7、演員及節(jié)目
通?？梢赃x定節(jié)目后按場(chǎng)次計(jì)算——預(yù)算金額通常與節(jié)目表演難度及參與人數(shù)正相關(guān)。在適宜地點(diǎn)如果有固定的演出，那預(yù)算就很簡(jiǎn)單，與觀看表演的人數(shù)正相關(guān)——專(zhuān)場(chǎng)或包場(chǎng)除外。
8、雜費(fèi)
雜費(fèi)是指會(huì)展過(guò)程中一些臨時(shí)性安排產(chǎn)生的費(fèi)用，包括打印、臨時(shí)運(yùn)輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時(shí)道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時(shí)保健、翻譯與向?qū)?、臨時(shí)商務(wù)用車(chē)、匯兌等等。
